Obligaciones fiscales

Personas Fisicas – Empresario Individual

Iniciar una actividad económica empresarial o profesional, origina un conjunto de obligaciones fiscales de carácter estatal. Algunas deben cumplirse antes del inicio y otras deben cumplirse durante su desarrollo.

Estas actividades económicas pueden realizarse por personasfísicas (autónomos), personas jurídicas (entidades mercantiles) o por entidades sin personalidad jurídica (herencias yacentes y comunidades de bienes).

Con carácter general, antes de iniciar una actividad económica debe presentarse declaración censal, modelos 036 o 037. El modelo 840 del Impuesto de Actividades Económicas (IAE) lo presentarán solo los que no estén exentos del pago del Impuesto, y antes de transcurrir 1 mes desde el inicio de la actividad.

Iniciada la actividad, los ingresos percibidos por autónomos y entidades sin personalidad jurídica, tributan por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, (IRPF – pagos a cuenta y declaración anual). Las sociedades mercantiles tributan por el Impuesto sobre Sociedades, (IS – pagos a cuenta y declaración anual).

Además, se deben cumplir las obligaciones relativas al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), declaraciones informativas (operaciones con terceros –modelo 347, declaración anual de retenciones e ingresos a cuenta –modelo 190, etc.) y las obligaciones formales que correspondan, en función de las actividades desarrolladas.

Resumen de obligaciones fiscales por realizar actividades económicas

Obligaciones fiscales de las personas físicas:

Libros contables. Contabilidad ajustada al Código de Comercio y al PGC:
– Obligatorios para Empresarios en estimación directa normal (Actividades mercantiles).
– Opcional para Empresarios en estimación simplificada y estimación objetiva (módulos), también para Profesionales (estimación directa normal y simplificada). Si optan por llevar libros contables, no es necesario llevar los libros registro.

Libros registro IRPF:

Empresarios en estimación directa normal y simplificada.
o Libro registro de ventas e ingresos.
o Libro registro de compras y gastos
o Libro registro de bienes de inversión
Empresarios en estimación objetiva (módulos)
o Libro registro de ventas e ingresos, siempre que el rendimiento se calcule por volumen de operaciones, así como quienes realicen actividades con ingresos sujetos al 1% de retención.
Profesionales en estimación directa normal
o Libro registro de ingresos y de gastos
o Libro registro de bienes de inversión
o Libro registro de provisiones de fondos y suplidos

Libros registro IVA

Empresarios en Régimen General.
o Libro de facturas expedidas y recibidas
o Libro de bienes de inversión
o Determinadas operaciones intracomunitarias
Empresarios en Régimen Simplificado.
o Libro de facturas recibidas
Empresarios en Recargo de Equivalencia
o Libro de facturas recibidas, por actividades en otros regímenes
Empresarios en Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca
o Libro de facturas recibidas, por actividades en régimen simplificado o recargo de equivalencia
Profesionales en Régimen General
o Libros de facturas expedidas y recibidas
o Libro registro de bienes de inversión
o Registro de determinadas operaciones intracomunitarias

Obligaciones Laborales

Las obligaciones legales de un profesional autónomo o empresario sin personal contratado

Cualquier empresario o profesional que realice una actividad económica debe comunicársela a dos entidades públicas como son la Hacienda Pública y la Seguridad Social.

Obligaciones del autónomo ante la Hacienda Pública:

Obligación de comunicar el inicio de actividad y sus obligaciones periódicas, a través del modelo 036.
Presentar las obligaciones periódicas. Normalmente trimestrales, aunque también las hay anuales.
Comunicar cualquier variación de los datos iniciales de la actividad, a través del modelo 036.
Comunicar la baja de la actividad, a través del modelo 036.

Obligaciones Trimestrales:

Obligaciones relacionadas con el IVA, en sus distintos regímenes.
Pagos a cuenta de la declaración de renta, en sus distintas modalidades.
Pago de las retenciones de otros profesionales a través del modelo 111, si se producen.
Pago de las retenciones sobre los rendimientos de alquiler, a través del modelo 115, si se producen.

Obligaciones Anuales:

Obligaciones de Resumen anual de IVA, a través del modelo 390
Obligación de presentar la declaración de Renta, independientemente del tiempo que se ha estado de alta de actividad (1 día es suficiente) y del resultado de la misma (beneficio o pérdida).
Presentación del modelo 347 de operaciones de más de 3.005 euros.
Obligación de resumen anual de retenciones de otros profesionales presentando el modelo 190.
Obligación de resumen anual de retenciones de rendimientos de alquiler, a través del modelo 180.

Obligaciones de los autónomos ante la Seguridad Social:

Comunicar el inicio de actividades según la información suministrada a la Hacienda Pública a través del modelo 036, dentro de los 30 días siguientes al inicio de actividad.
Comunicar la base de cotización de RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos).
Comunicar la mutua de accidentes escogida por el trabajador.
Pagar cada mes la cuota de autónomos a la Seguridad Social.
Adquirir y legalizar el libro de visitas ante la inspección de trabajo.

Otras obligaciones no periódicas de los trabajadores autónomos:

Obligación de conservar durante 4 años (aunque es muy recomendable guardarlos durante cinco por seguridad, ya que los plazos a veces no coinciden con los años naturales) todos los documentos con transcendencia fiscal (facturas, tiquetes, contratos, recibos, etc.)
Si compra o vende (productos o servicios) a otro país de la CEE debe presentarse la declaración informativa modelo 349 de operaciones intracomunitarias. Previamente, debería haberse dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios ROI.
Cumplir la Ley de protección de datos en todas aquellas relaciones tanto con los clientes como con los proveedores.

Obligaciones Contables

Las obligaciones contables de autónomos y pymes

Todos aquellos que realizan una actividad económica está obligados a tener un registro contable de esa actividad. Esas obligaciones contables para los autónomos y las pymes son diferentes en función al tipo de entidad que realice la actividad.

La finalidad de ese registro contable es doble, por un lado sirven para un control interno de la actividad, de manera que quien la realiza puede tener una imagen fiel y actualizada de la situación económica. Por otro es un mecanismo de control externode manera que, por ejemplo, los órganos de la Administración Tributaria puedan comprobar la correcta declaración de impuestos o, en otros casos, terceras personas conozcan esa situación a la hora de realizar contratos o inversiones en esos negocios.

Se regulan el artículo 68 del Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, en adelante RIRPF.

Las Personas Físicas que lleven a cabo una ACTIVIDAD EMPRESARIAL en ESTIMACIÓN DIRECTA NORMAL, que sea MERCANTIL, tienen que llevar CONTABILIDAD. RIRPF 68.2

Para las Personas Físicas que lleven a cabo una ACTIVIDAD EMPRESARIAL en ESTIMACIÓN DIRECTA SIMPLIFICADA o una ACTIVIDAD NO MERCANTIL en ESTIMACIÓN DIRECTA NORMAL, sus obligaciones contables se limitan a LLEVAR -Y CONSERVAR como luego se dice- los siguientes LIBROS REGISTROS:

a) Libro Registro de Ventas e Ingresos.
b) Libro Registro de Compras y Gastos.
c) Libro Registro de Bienes de Inversión.

Las Personas Físicas que en ESTIMACIÓN DIRECTA realicen una ACTIVIDAD PROFESIONAL, tienen que llevar obligatoriamente y de la forma que se indica los siguientes 4 LIBROS REGISTROS:

a) Libro Registro de Ingresos.
b) Libro Registro de Gastos
c) Libro Registro de Bienes de Inversión
d) Libro Registro de Provisiones de Fondos y Suplidos

MODULEROS:
Los contribuyentes que estén en MÓDULOS -ESTIMACIÓN OBJETIVA (EO)- tienen que cumplimentar las siguientes obligaciones formales:

1.- Los contribuyentes que deduzcan amortizaciones, tienen que llevar un Libro Registro de Bienes de Inversión.
2.- Los contribuyentes que desarrollen actividades económicas cuyo rendimiento se determine teniendo cuenta el volúmen de operaciones -Actividades AGRÍCOLAS, GANADERAS y FORESTALES-, deben llevar un Libro Registro de Ventas o Ingresos. 68.7 RIRPF.
3.- Todos los moduleros tienen que conservar durante el plazo de prescripción numeradas por orden de fechas y agrupados por trimestres las facturas emitidas y las facturas y justificantes de otro tipo recibidos.
4.- Todos los moduleros deben también conservar los justificantes de los signos índices o módulos y lo que prevea la Ordenanza que los apruebe.68.6 RIRPF. Ej: contratos laborales, tc2, factura de la luz, etc.

ADEMÁS:
-Aquellos que lleven contabilidad conforme al Código de Comercio aun no estando obligados a ello no vendrán obligadosa la llevanza adicional de los libros registro. 68.10 RIRPF.

– Coordinación con las obligaciones formales del IVA: llevando estos libros indicados también se está cumpliendo con las obligaciones formales del IVA. CV DGT 23.02.2005

– Las Entidades en Régimen de Atribución de Renta que realicen actividades económicas –las CBs– deben llevar unos únicos libros registros obligatorios según corresponda a la actividad realizada. 68.8 RIRF

Ejemplo: En 2009 Jorge realiza pequeñas obras de albañilería en EDS; explota también ganado porcion en EDS aunque le gustaría estar en EO. También es socio de una CB que se dedica al comercio minorista -venda de prendas para vestido- que declara en EO.
¿Cuáles son sus obligaciones registrales?
Como está en EDS por sus trabajos de albañil, no puede estar en EDS como ganadero; pues ambos regímenes son incompatibles, salvo durante el primer año en caso de inicio de la actividad.
La CB, sin embargo, puede estar en cualquier régimen (ED, EDS, EO), sin que ello afecte al régimen de las actividades desarrolladas por los miembros. Pero si la CB realiza las mismas actividades que la persona física y se comparten instalaciones, trabajadores o activos, las operaciones de la CB hay que tenerlas en cuenta a efectos de los límites de exclusión. En este caso, al ser actividades diferentes las que realiza la CB de las que realiza Jorge a título individual no se produce la obligación de tener en cuenta la facturación de la CB.
Los libros registros obligatorios son los de EDS de empresarios: ventas e ingresos; compras y gastos; y bienes de inversión.
Siendo EDS es irrelevante que la actividad sea mercantil (albañilería) o no (ganadería). No hay que llevar contabilidad.
La CB debe llevar sus libros registros independientes en su caso de los libros de los comuneros, aunque todos y cada uno de los comuneros deben presentar pago fraccionado a cuenta del IRPF. Al estar en EO, la CB debe llevar un libro registro de bienes de inversión, pero no de ventas e ingresos, puesto que no realiza actividad agrícola, ganadera o forestal. También deberá la CB conservar las facturas emitidas y recibidas y los justicantes de los signos índices o módulos aplicados.

¿Cómo hay que llevar estos libros registros?

Regulación: Orden Ministerial de 4 de Mayo de 1993, Orden Ministerial de 4 de Mayo de 1995 y Orden Ministerial del 31 de Octubre de 1996.

Forma de Llevanza:

No hay que diligenciarlos.
Pueden llevarse de forma informática, que es como se suele hacer.

a)Libro Registro de ventas e ingresos; en él debe constar:
-Número de anotación,
-Fecha de devengo de cada ingreso conforme al criterio de imputación temporal -caja o devengo- adoptado,
-Número de factura o documento equivalente -ticket- en que conste el ingreso.
-Concepto
-Importe del Ingreso, separándolo del IVA devengado -en REAGP de la compensación reintegrada-.

Cuando no se tenga obligación de emitir factura –3 RD 1496/2003– podrá realizarse un asiento resumen diario que recoja todas las operaciones por las que no ha sido obligatorio expedir factura.
Ese asiento-resumen tiene que contener como mínimo: número de anotación, fecha, referencia a que se trata de un asiento resumen e importe total separando el IVA devengado global.
En el caso de agriculores y ganaderos hay que anotar además las subvenciones e indemnizaciones recibidas.

b)Libro Registro de compras y gastos; en él debe constar:
– Número de anotación.
– Fecha del gasto con arreglo al criterio de imputación temporal adoptado.
– Nombre y apellidos o razón social del que nos expida la factura.
– Concepto.
– Importe del gasto separándo la partida de IVA soportado.

c) Libro Registro de Bienes de Inversión
Aquí se tienen que anotar los activos materiales e inmateriales afectos a la actividad, haciendo constar:
-Número de anotación.
-Descripción del bien o elemento con todos los datos que permitan identificarlo
-El Valor de adquisición
-Fecha de comienzo de uso del inmovilizado material o fecha de adquisición para el inmaterial.
– Cuota de amortización correspondiente, y en su caso dotación-provisión-deterioro (gasto por ese concepto).
– Cuando el bien se de de baja, hay que hacerlo constar, con expresión de fecha y motivo de la baja.

d) Libro Registro de Provisiones de Fondos y Suplidos; en que figurará:
– Número de anotación.
– Naturaleza de la operación -decir si es una provisión o un suplido-
-Fecha del pago de la provisión o suplido.
-Importe de la provisión o suplido.
-Nombre y apellidos o razón social del pagador de la provisión o perceptor del suplido.
– Número de factura o documento sustitutivo de la factura -ticket- en que se refleje la operación.

PLAZO PARA REALIZAR ESTAS OPERACIONES Y LUGAR DE CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS REGISTROS:

Deben conservarse en el domicilio fiscal del empresario/profesional.

Las operaciones deben estar registradas en el plazo de 3 meses desde que se realiza o se recibe el documento justificativo; y antes de que finalice el plazo para realizar la declaración o ingreso de los pagos fraccionados. 39 RD 1065/2007.
En las operaciones respecto de las que no se expidan facturas o se expidan documentos sustitutivos, la anotación en los libros debe hacerse dentro del plazo de 7 días desde su realización o desde la expedición de los documentos sustitutivos yen todo caso, antes del plazo para declarar y pagar pagos fraccionados.

Las anotaciones se harán: sobre hojas que luego se encuadernarán y formarán el libro registro; por orden de fechas, sin huecos en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras, totalizándose por trimestre y años naturales.
Se puede hacer asientos resúmenes de muchas facturas. Es decir, un asiento recapitulativo de varias facturas siempre que no sea preceptivo identificar al destinatario, se trate de operaciones realizadas dentro del mismo mes natural, que el tipo de IVA sea el mismo y que el importe conjunto no exceda de 6000€.. En donde se pondrá la fecha,los números (ej. Fras 40 a 80), Base Imponible Global, Tipo Impositivo y la Cuota Global. Los requisitos, por tanto, son que estén numeradas correlativamente, que sean del mismo día y que el importe conjunto no exceda de 6000€. 63.4 RIVA. También será válido anotar una misma factura en varios asientos correlativos cuando dicha factura incluya conceptos con distintos tipos de IVA.

Por las facturas RECIBIDAS del mismo proveedor en una misma fecha también pueden agruparse en un único asiento; es decir, también se pueden registrar en asientos resúmenes, las facturas recibidas en el mismo día.
¿Y cómo se sabe si se han recibido el mismo día? NO se sabe. En la práctica que se hace? Poner todas las facturas recibidas en un mes como que se han recibido en un mismo día – el último día-.
Ejemplo: Todas las facturas que recibo en Enero son del 31.01. A partir de ahí las puedo anotar un en asiento individual o en un asiento resumen. Siempre que las facturas sean individualmente inferiores a 500 € y en conjunto inferiores a 6.000€.
Hago un asiento que diga: Fras 20 a la 82, del día…, Base Imponible Global, Tipo Impositivo y Cuota Soportada Global. Esto sí es importante si se reciben muchas.
En las repercutidas no lo es tanto,porque los programas contables, la propia factura redactada se pasa al Libro de facturas. Con las recibidas hay que hacerlo a mano.
Una factura recibida se puede anotar en varios asientos correlativos si tienen distintos tipos impositivos.

Obligación de informar sobre operaciones incluidas en los libros registro.

El RD 1065/2007, artículo 36 establece la obligación de informar a Hacienda sobre el contenido de los Libros-Registro.
Obligatorio en 2010 para los sujetos pasivos inscritos en el Registro de Devolución mensual del IVA.
Para el resto, será exigible a partir de 2012.